El cierre del año fiscal es un momento importante para las empresas, ya que deben cumplir con una serie de obligaciones tributarias y laborales. Una de las obligaciones más importantes es el pago de la nómina de fin de año, que incluye el pago de las cesantías, la prima de servicios y los intereses de las cesantías.

Cesantías

Las cesantías son una prestación social a cargo del empleador que deben pagarse a los trabajadores al momento de terminar su contrato de trabajo o al finalizar el año tributario. El monto de las cesantías equivale a un mes de salario por cada año de servicio y el plazo para el pago de las cesantías es el 14 de febrero del siguiente año.

Ejemplo con datos del 2023:
Salario mínimo: $1.160.000
Subsidio de transporte: $140.606

Total cesantías: $1.300.606 (1.160.000+140.606)

Intereses de las cesantías

Los intereses de las cesantías son una prestación social a cargo del empleador que se pagan sobre el saldo de las cesantías que no se hayan utilizado en el momento de la liquidación del contrato de trabajo. El monto de los intereses de las cesantías equivale al 12% del saldo de las cesantías.

El plazo para el pago de los intereses de las cesantías es el 31 de enero del año siguiente al que se devengan.

Ejemplo con datos del 2023:
Salario mínimo: $1.160.000
Subsidio de transporte: $140.606

Total cesantías: $1.300.606 (1.160.000+140.606)
Total intereses de las cesantías:  $1.300.606 * 12% = $156.073

Prima de servicios

La prima de servicios es una prestación social a cargo del empleador que deben pagarse a los trabajadores en dos pagos, uno en junio y otro en diciembre de cada año. El monto de la prima de servicios equivale a un salario mensual y el plazo para el pago de la prima de servicios es el 20 de diciembre de cada año.

Ejemplo con datos del 2023:
Salario mínimo: $1.160.000
Subsidio de transporte: $140.606

Prima junio: ($1.160.000 + $140.606) / 2 = $650.303
Prima diciembre: ($1.160.000 + $140.606) / 2 = $650.303

¿Qué debo hacer si no puedo pagar la nómina de fin de año?

Si no puede pagar la nómina de fin de año, debe notificar al trabajador por escrito, con al menos 15 días de anticipación a la fecha de pago. En la notificación debe informar al trabajador el motivo del retraso y el plazo en que se realizará el pago.

Si el retraso en el pago de la nómina de fin de año es superior a 15 días, el trabajador puede solicitar a la DIAN la liquidación de intereses moratorios.

Nómina electrónica: consolidados de vacaciones, cesantías y de intereses de las cesantías

Ahora que ya tenemos claro que es lo que se paga al final del año, debemos tener en cuando lo que debemos hacer para cumplir con la nómina electrónica.

Cuando llega enero debes enviar la liquidación de la nómina del periodo de diciembre del año anterior, no olvides que esta debe ser enviada a la DIAN antes del día 10 del mes. Adicionalmente, a diferencia de los otros 11 meses del año debes enviar los consolidados de vacaciones, cesantías y de intereses de las cesantías. Para esto te dejamos el siguiente instructivo de como lo puedes hacer en incloud.

Como enviar los consolidados de vacaciones, cesantías e intereses de las cesantías de incloud.