Firma electrónica o certificado digital

El certificado digital, también es conocido como “Firma Digital”, es un conjunto de datos electrónicos que acompañan un documento electrónico. 

¿Firma digital o firma electrónica? ¿Cuál es la diferencia?

Empecemos por lo básico y más importante. Estos conceptos pueden ser parecidos y generar cierta confusión, pero es crucial entender sus diferencias. La firma electrónica o certificado digital está vinculada de manera exclusiva al procedimiento de facturación electrónica, mientras que la firma electrónica guarda similitudes con tu firma manuscrita y produce efectos parecidos a ella. Por otro lado, la firma digital tienen un costo y puede ser emitida por una empresa autorizada mientras la firma electrónica es gratis y solo puede ser emitida por la DIAN. 

Funciones básicas

Identificar al contribuyente
Asegurar la integridad del documento firmado, en este caso la factura electrónica
Asegura la exclusividad del documento firmado

Base Legal

La base legal de la Firma Electrónica en Colombia está recogida en la Ley 527 de 1999  y la define como “valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación».

Firma electrónica o certificado digital para la facturación electrónica

Desde el año 2019 las empresas en Colombia se han tenido que ir acogiendo a las exigencias de la DIAN y han tenido que implementar la facturación electrónica como mecanismo de facturación, los requisitos impuestos por la DIAN se encuentran en la Resolución 000030 del 29 de abril; uno de estos es que todas las facturas electrónicas deben tener una firma digital vigente, esto con el fin de tener un control de seguridad y autenticidad sobre todas las facturas que se expidan.

Emisión de la Firma Digital

La firma digital debe ser emitida por cada empresa que deba implementar la facturación electrónica, algunas empresas que ofrecen los sistemas de facturación ofrecen también la emisión de estos certificados siendo ellos un intermediario entre el cliente y el ente emisor (en Colombia hay 5 entes emisores autorizados por la DIAN para el tema de certificados digitales).

¡A tener en cuenta! Algunas empresas que ofrecen facturación electrónica están anunciando a sus clientes potenciales que les “regalan” la firma digital. Estas empresas lo que están haciendo es prestarles a sus clientes este certificado, es decir que las facturas que emiten los clientes van firmadas con el certificado del software. 

Tal vez en este punto se genere la duda ¿Qué pasa si mis facturas van firmadas con el certificado de mi proveedor de factura electrónica y no con la mía? Te queremos informar para que tomes la mejor decisión acerca de este tema.

Si nuestras facturas van firmadas con un certificado prestado:

No podremos utilizar nuestras facturas como título valor, así que no tendrá los efectos jurídicos para el caso que en algún momento debamos realizar un cobro jurídico a un cliente por el no pago de una factura
No podríamos hacer factoring. 

El factoring o factoraje es una alternativa de financiamiento que se orienta de preferencia a pequeñas y medianas empresas y consiste en un contrato mediante el cual una empresa traspasa el servicio de cobranza futura de los créditos y facturas existentes a su favor y a cambio obtiene de manera inmediata el dinero a que esas operaciones se refiere, aunque con un descuento.

Si necesitas más información visita nuestra sección de la firma electrónica o certificado digital. Igualmente, visita esta entraga del blog de Actualicese: Firma digital para emitir facturas electrónicas, debe respaldarse con certificado digital