Facturación Electrónica

Sabemos que existe mucha confusión alrededor de la Facturación Electrónica, debido a que es un mecanismo nuevo a implementar y debido también a la gran cantidad de información que hay alrededor del tema. Es por este motivo que queremos brindarles a ustedes una guía explicativa acerca de la Facturación Electrónica y su normatividad.

¿Qué es la facturación electrónica?

Es el documento de soporte contable que justifica una transacción de un bien o servicio. La facturación electrónica significa sustituir el medio tradicional (por talonario o por computador) por un archivo digital que contiene información relevante para el comprador, el vendedor y en especial para la autoridad fiscal (DIAN en Colombia).

¿Cómo funciona la facturación electrónica?

En Colombia la facturación electrónica se emite bajo el modelo de “Validación previa”. 

La validación previa se encuentra establecida en la ley 1943 de 2018, conocida como Ley de Financiamiento. El artículo 16 de esta Ley modifica el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, en su parágrafo primero consagra que:

“Todas las facturas electrónicas para su reconocimiento tributario deberán ser validadas previo a su expedición, por la DIAN o por un proveedor autorizado por esta.

La factura electrónica solo se entenderá expedida cuando sea validad y entregada al adquiriente. (…)”

¿Por qué se implementó?

1. Para servir como un mecanismo más eficiente del control de la evasión fiscal en el país
2. Digitalización de las facturas expedidas por
   1. Responsables del IVA
   2. Responsables del impuesto al consumo
   3. Todas las personas que tengan calidad de comerciantes, que ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera 
   4. Los sujetos que decidan facturar electrónicamente de manera voluntaria
3. Para que el cliente tenga mayor control sobre las facturas, ya que este debe recibir una copia digital de cada una de las facturas que le emitan

¿Qué cambia de una factura tradicional con la facturación electrónica?

• Una vez la factura haya sido expedida y aprobada por la DIAN, no se podrá anular. Así se controla el fraude por alteración de documentos, ya que de la única forma de modificar una factura ya emitida es a través de las notas crédito o débito, que también son enviadas a la DIAN 
• Al restringir las transacciones sin factura, se está controlando el fraude por evasión fiscal. Esto se logró también gracias a la Ley de financiamiento emitida a finales del 2018, la cual obliga a los establecimientos a contar con una factura válida para descontar un costo de un gasto o servicio adquirido
• Al realizar las facturas mediante un software, habrá menos errores de cálculo del IVA, y por esto se reducen los pagos erróneos del mismo
• Facilita el control de la DIAN, al convertir las facturas en documentos electrónicos la DIAN podrá hacer uso de la tecnología y la inteligencia artificial para realizar cruces masivos entre ventas e impuestos ya pagos. Esto le ayuda a la DIAN con las alertas de fraude y hace que los procesos de revisión a comportamientos fuera de lo normal sean más fáciles

¿Cuándo debo implementar la facturación electrónica en mi empresa?

Las fechas máximas de implementación de la facturación electrónica están definidas en el calendario de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020.

¿Cómo puedo implementar la facturación electrónica en mi empresa?

Para implementar la facturación electrónica, las empresas tienen tres opciones:

• Software gratuito de la DIAN
• Software propio
• Software de un proveedor tecnológico

A través de INCLOUD puedes facturar electrónicamente, te dejamos el proceso que debes seguir

1. Entrar a la DIAN y registrarse como Facturador Electrónico. Cuando la plataforma pregunte como facturarán poner “Proveedor Tecnológico”
2. Una vez habilitados, nuestro equipo procede a realizar la implementación. Esta implementación consta de las pruebas y configuraciones ante la DIAN
3. Una vez el sistema esté configurado, deberán solicitar la resolución de facturación electrónica (numeración de facturación)
4. ¡Estás listo para facturar!

¿Necesitas ayuda con la implementación de la facturación electrónica? Nuestro equipo te ayudará, pide una cita de asesoría